A tecnologia da Informação e o Custo Total de Propriedade

Com a adoção cada vez maior de sistemas em rede nas empresas e o modelo cliente/servidor substituindo grande parte das funções do mainframe, as empresas passaram a implantar infra-estruturas de comunicação com uma grande quantidade de equipamentos em todas suas áreas operacionais.

Na tentativa de verificar até que ponto as organizações estavam ou não obtendo ganhos de produtividade com o uso das novas tecnologias de comunicação e do modelo distribuído de computação, o Gartner Group, um conhecido instituto de pesquisa internacional, desenvolveu o conceito de TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total de Propriedade) aplicado ao ambiente das redes de computadores.

O TCO entrou no vocabulário de Tecnologia de Informação em 1987, onde foi aplicado pela primeira vez aos computadores pessoais. Desde então, tornou-se um conceito muito popular que vem aparecendo em artigos sobre gestão da Tecnologia de Informação, utilizado pelos fabricantes de equipamentos e produtos de Informática e pelas consultorias na determinação dos custos de TI nas organizações.

Tecnologia da Informação
A “Tecnologia da Informação” ou simplesmente TI, aborda os métodos de manipulação da informação para obter dados de qualidade que irão auxiliar no processo decisório de uma organização. As mudanças de procedimentos, os processos e políticas são o foco principal de tal tecnologia.

É evidente que os computadores e as redes de telecomunicações, que juntos formam o conceito de Telemática, podem ser grandes aliados no desenvolvimento da tecnologia da informação. Os resultados dos benefícios dessa união podem ser obtidos através do emprego de metodologias que envolvem o levantamento da redução de custos e o aumento de produtividade.

Custo Total de Propriedade
Uma rede de computadores oferece serviços aos seus usuários. Além do custo de aquisição dos sistemas, tem-se adequação/compra de hardware, treinamento/contratação dos usuários, disponibilidade de suporte técnico, escalabilidade, custos com migração, entre outros. O simples funcionamento de um computador na rede de uma empresa apresenta diversos encargos financeiros associados, tais como o custo do hardware, do sistema operacional, das aplicações e da manutenção do conjunto em utilização. Ao total destes encargos, podemos chamar “Custo Total de Propriedade” (Total Cost of Ownership) ou TCO do posto de trabalho.

Definindo TCO
O Custo Total de Propriedade pode ser definido como um modelo do ciclo de vida de um equipamento, produto ou serviço, que considera os custos de aquisição, propriedade, operação e manutenção ao longo de sua vida útil.

O TCO também inclui os valores associados ao uso ou gozo do bem/serviço em seu máximo potencial. Itens como treinamento de usuários, manutenção, auditoria, avaliação, implantação, pós-venda e gerenciamento dos processos de desenvolvimento/fabricação do bem/serviço também constituem o Custo Total de Propriedade que pode ser aplicado tanto para o fornecedor quanto para o usuário.

O TCO também possui componentes indiretos, como suporte e treinamento. As empresas podem lançar mão de ferramentas de gerenciamento para identificar exatamente o que hardware e software representam em uma determinada instalação, permitindo criar modelos de economia a partir da migração para hardware e software com configurações padrão de mercado.

Por esse motivo, a figura do TCO passou a ser um elemento fundamental no cálculo dos custos de instalação e manutenção não só dos equipamentos de informática e redes de comunicação, mas também de todos os departamentos que tenham qualquer tipo de facilidade advinda dessa tecnologia.

Controle de custos
A tarefa de implantar e manter uma grande infra-estrutura de gerenciamento pode tornar-se onerosa e adicionar sobrecarga de trabalho às equipes de rede, o que vem aumentar o Custo Total de Propriedade.

Reduzir o TCO é uma prioridade e um desafio contínuo para praticamente toda empresa. Mas como extrair o máximo das informações pelo menor custo? A questão do TCO relativo a cada uma das soluções oferecidas pelo mercado (somatório de todos os custos para implantação e manutenção) é extremamente relevante, pois se trata de um relacionamento de longo prazo. Neste caso, as opções para gerenciamento do ciclo de vida de informações da empresa permitem obter o máximo dos recursos disponíveis com o TCO mais baixo em cada estágio do ciclo de vida.

O TCO bem estruturado em estudos e projetos possibilita uma redução de custos de até 40%, entre outros benefícios, especialmente para pequenas e médias empresas.

TCO na segurança
A segurança dos sistemas de informação de uma empresa representa a proteção de um bem ainda imensurável, mas que todos os envolvidos têm certeza de se tratar de um item fundamental. Por exemplo, quando uma informação é perdida devido à infecção por vírus (um arquivo, um projeto, uma pesquisa, um estudo estratégico ou qualquer outro dado que tenha custado muitos homens-hora para ser produzido), o administrador da rede teoricamente poderia recuperá-la através de cópias de segurança. Embora a política de segurança da maioria das empresas tenha como item obrigatório a manutenção de cópias periódicas dos arquivos, muitas vezes elas são esquecidas ou feitas parcialmente, prejudicando a recuperação dessas informações.

A perda das informações representa atualmente um custo oculto que poucas empresas conseguem dimensionar, por isso mesmo altera de maneira significativa o cálculo de propriedade de qualquer bem de uma empresa que utilize a tecnologia no seu dia-a-dia.

A adoção de uma política de segurança eficaz engloba um longo processo de análise dos ambientes, sistemas e pessoas e seu desenvolvimento e sua implementação precisa ser acompanhada de perto por profissionais de todas as áreas envolvidas. Afinal, uma política de segurança custa menos do que um dia de perda de informações.

Soluções Open Source
Várias fontes de informação e estudos indicam que o TCO seria mais elevado em soluções abertas (Open Source) do que em soluções proprietárias, quer em casos específicos, quer em situações genéricas. Por exemplo, os fabricantes de sistemas proprietários utilizam o TCO como argumento em contrapartida à gratuidade de uso dos sistemas livres afirmando que o TCO de sistemas abertos seria mais alto que o TCO de sistemas proprietários, pois seu custo envolveria não apenas a aquisição e licenciamento do software, mas também custos de treinamento, atualização e migração de todo o sistema.

Devemos salientar que produtos Open Source não são gratuitos necessariamente, e mesmo o software livre apresenta TCO. Os custos de licenciamento, custos de manutenção, custos de mão-de-obra especializada, o tempo gasto pelos administradores de sistemas, custo de erros nas aplicações, confiabilidade, usabilidade e outros parâmetros têm pesos diferentes para cada entidade/organização e dificilmente existirá um estudo que reflita a mesma realidade em outra organização.

Sem querer entrar em avaliações de cada um desses estudos, mesmo considerando que os custos de migração e manutenção possam ser altos na adoção de sistemas livres, podemos notar que o TCO tende a se reduzir a médio e longo prazo, compensando os investimentos iniciais.

Conclusão
O conceito de TCO não é novo para a grande maioria dos administradores de empresas e principalmente para aquelas organizações que utilizam métodos de custeio em seus processos produtivos e/ou de prestação de serviços. Podemos dizer inclusive, que de certa forma, o custo total de propriedade já era usado pelas organizações, ainda que parcialmente, antes mesmo de ser “homologado” ou reconhecido como tal.

No entanto, o que ainda se nota é que os encargos reais inerentes à exploração dos equipamentos são, em muitos casos, mal avaliados ou mesmo totalmente ignorados por empresas e instituições, muitas vezes por não terem como avaliar devidamente os custos associados à instalação e à manutenção dos dispositivos em funcionamento nas suas respectivas infra-estruturas.

Cada vez mais, ainda que empiricamente, as empresas estão adotando o conceito de TCO na gestão dos custos dos ativos operacionais, lançando mão de um foco mais agressivo na determinação dos custos invisíveis oriundos do uso intensivo da Tecnologia da Informação. A esse esforço segue-se uma redução do custo total de propriedade da rede uma vez que a possibilidade de acesso às informações amplia-se, melhorando o gerenciamento da própria informação.

FONTE: Desmonta & Cia

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